ErgoSoft Gestionale - Suffissi nei Documenti (Preventivi, Fatture, DDT...)

08/10/2016

ErgoSoft Gestionale - Suffissi nei Documenti (Preventivi, Fatture, DDT...)


Un Suffisso è un codice alfanumerico che viene abbinato alla numerazione dei documenti, un esempio classico è il suffisso /BIS il quale viene utilizzato quando per un errore umano (o altro) non si è potuto emettere un documento ad una determinata data; per ovviare al problema si possono utilizzare i suffissi con i quali è possibile emettere un documento con lo stesso numero (e data) seguito dal suffisso BIS es. Fattura 125/BIS del 01/08/2016; In questo modo sarà possibile emettere questa fattura anche se esiste una fattura 125 del 01/08/2016. Ovviamente molti preferiscono anche utilizzare i suffissi per distinguere la numerazione dei documenti in vario modo: alcuni esempi sono i documenti che vengono emessi su vendite effettuate con sistemi di e-commerce [Num]/WEB oppure per distinguere le fatture elettroniche emesse per gli enti pubblici [Num]/PA... ecc...

ErgoSoft Gestionale permette di creare e gestire un numero pressochè illimitato di suffissi per poi utilizzarli nei documenti che vengono generati (Fatture, DDT, ecc...).

In ErgoSoft Gestionale creare un nuovo suffisso è una operazione molto semplice, andiamo dalla home in archivi di base e da qui selezioniamo la voce "suffissi"

I suffissi si possono creare con la proprietà GENERICO o ASSOCIATO; nel primo caso (Generico) è un suffisso che viene creato e può essere utilizzato quando si vuole (è l'utente che lo propone con una azione specifica all'atto dell'emissione del documento); il secondo caso (Associato) permette di creare il suffisso e indicare in quale documento si vuole utilizzare e se questo deve essere di default cioè il programma lo propone all'atto di creare il documento relativo.

Per fare un esempio creiamo tre suffissi: Spostiamoci da Home ad Archivi di Base -> Suffissi->Nuovo

1) /BIS GENERICO: digitare il suffisso che vogliamo utilizzare (/BIS) e scegliere Tipo Suffisso 1 (=Generale) e poi cliccare sul pulsante salva (in basso)... abbiamo creato il nostro primo suffisso.

Suffisso Documenti (Fatture, Ddt...)


2) Digitiamo nel campo suffisso /PA, per le fatture elettroniche pubbliche amministrazioni, e selezioniamo tipo di suffisso = 2 (Associato)... verrà visualizzata una schermata (vedi a seguire) in cui possiamo selezionare a sinistra i documenti in cui vogliamo usare questo suffisso ed eventualmente se il suffisso è prioritario (cioè il programma lo propone come default). Selezioniamo come esempio solo Fattura.

Suffisso Documenti (Fatture, Ddt...)

clicchiamo sul pulsante Salva per salvare il suffisso.

3) Digitiamo ancora un altro suffisso /WEB, tipo 2 (=Associato) e selezioniamo i documenti in cui lo vogliamo utilizzare: DDT, Pre-Fattura, Fattura e Nota di Credito, inoltre selezioniamo "prioritario" in modo che quando andiamo a creare i tipi di documenti specificati per default il software ci suggerisce il suffisso /WEB.

Suffisso Documenti (Fatture, Ddt...)

al solito cliccare su Salva per memorizzare il suffisso.

Vediamo ora come utilizzarli: spostiamoci su Area clienti->Fatture->Diretta: dopo aver introdotto il Cliente e cliccato su Prosegui viene proposto l'anno, il numero e l'eventuale suffisso.

Numerazione Fattura con suffisso

Come si può notare il software gestionale propone come suffisso /WEB perchè è stato impostato prioritario, se va bene possiamo compilare il documento ed emettere la fattura.

Se invece vogliamo cambiare suffisso o numerazione basta cliccare sul pulsante accanto al numero che è rappresentato da un pennino a quel punto si attiverà il campo numero e suffisso, da cui sarà possibile effettuare la scelta sul suffisso che vogliamo utilizzare.

Numerazione Fattura con suffisso

Confermiamo con il pulsante accanto al suffisso che rappresentato da un segno di spunta.

Da notare che ogni suffisso ha la propria numerazione quindi cambiando suffisso cambia anche la numerazione del documento.

L'ultima considerazione che voglio fare relativamente ai suffissi è quella di poter creare un suffisso relativamente all'anno, infatti molti preferiscono associare alla numerazione del documento anche l'anno direttamente dopo il numero, es. Fattura 125/PA2016 oppure 125/2016; bene con ErgoSoft gestionale, come abbiamo visto, questo è molto semplice da realizzare, basta creare un suffisso con l'anno es. /2016 ed usarlo nei documenti che si preferisce.

Come si può vedere con ErgoSoft Gestionale la gestione dei suffissi per qualunque documento (Preventivo, Fattura, DDT, Nota di Credito...) è un'operazione semplice ed immediata.


Alessandro Romano

ErgoSoft s.r.l.